MISSIONS

　　Dans le respect des procédures internes Pfizer et de la Compliance:

　　Assiste sa Direction/BU et son responsable dans son organisationAnticipe, coordonne et accompagne l'ensemble de l'activité administrative de l'entité afin de fluidifier et garantir le partage et la fiabilité des informations avec l'ensemble des collaborateurs de l'entitéEst l'interlocuteur privilégié de la Direction/BU avec les autres entités du groupe - Corporate et de l'ensemble des parties prenantes internes et externes

　　ACTIVITES PRINCIPALES

　　RECHERCHE, ANALYSE, TRAITEMENT ET DIFFUSION DE L'INFORMATION AUX NIVEAUX : LOCAL / EUROPE / CORPORATE

　　Réalise un reporting régulier à son Directeur ou à l'équipe dont elle assure le support, en sélectionnant les informations essentielles, en l'informant des dossiers en cours et en accompagnant cette remontée d'information de propositionsAlerte son Directeur et/ou l'équipe dont elle assure le support sur les difficultés identifiées ayant un impact sur l'activité et est en mesure de proposer des solutions pour les résoudreRéceptionne les demandes, y apporte des éléments de réponse et oriente si besoin vers l'interlocuteur appropriéRelaie et partage l'information au sein de la Direction/BU concernée, en facilitant sa circulation entre son responsable hiérarchique, les autres assistantes, les partenaires internationaux (Corporate et Directions/BU) et les interlocuteurs externes en utilisant les outils à disposition (sharepoint/Teamsite)Transmet différentes informations, parfois sensibles, à des interlocuteurs hétérogènes en adaptant son mode de communicationSollicite et organise des réunions, dans le cadre des projets en cours, avec les interlocuteurs transverses concernés, visant à favoriser la communication

　　CONSTITUTION ET SUIVI DE DOSSIERS

　　Prépare et suit divers dossiers, dans le respect des délais impartis, des procédures internes en vigueur, avec autonomie et en toute confidentialité.Alerte son responsable ou tout collaborateur/Département impliqué des dossiers urgents et l'informe des actions prioritaires à mener sur ces derniersAnalyse, synthétise les différents dossiers en cours et soumet des recommandations aux interlocuteurs concernésEst amené à initier et/ou mettre en oeuvre des projets de service ou d'entreprise (ex RdP4, ACM déploiement, i.phone, ...)

　　ORGANISATION ET GESTION ADMINISTRATIVE

　　Organise et priorise l'agenda de son responsable, organise ses déplacements de manière optimale et gère les notes de frais qui s'y rattachentPlanifie et organise les réunions de service, peut proposer des sujets en fonction de l'actualité et/ou peut initier des réunions ad-hoc, et en assure le suivi (CR, relances), Organise et supervise, tous les aspects logistiques nécessaires à la préparation des réunions (avec intervenants externes et internes) et séminaires en relation avec les services compétentsEn fonction des projets confiés, assiste à l'élaboration des contrats de prestations diverses et en supervise la bonne réalisationRédige et/ou reproduit les documents (formulaires, lettres, présentations...) dans les délais impartisCentralise et redistribue le courrier au destinataire adéquat pour l'ensemble de la division et attire l'attention de son responsable sur des courriers urgents et/ou importantsPrépare, actualise et suit le planning de la Direction (projets, congés...)Doit compléter les formulaires et documents indispensables aux exigences de la compliance en utilisant les outils dédiés,

　　SUIVI DES DEPENSES ET DU BUDGET

　　Engage les dépenses dans l'outil informatique et consolide l'ensemble des donnéesRecueille et suit les dépenses engagées ainsi que les écarts budgétaires des dossiers et/ou contrats qui lui sont confiés, les analyse et fait des propositions correctricesArchive tous les éléments relatifs aux dépenses engagées

　　RELATIONS PROFESSIONNELLES

　　Prend contact avec les interlocuteurs pertinents en fonction de l'activité en créant des conditions favorables à l'échangeFacilite les relations professionnelles au sein de l'équipe ou du service dans le cadre d'un travail en réseau et à distance et alerte si la situation le nécessite Accompagne l'intégration de nouveaux arrivants et de personnes en formation en assurant un rôle d'accueil, de conseil et de formation aux règles compliance et s'assure de leur respect

　　COMPETENCES CLES

　　Organiser et planifier ses activités, dans le respect des délais et des exigences clients/interlocuteursFaire preuve d'initiative et d'autonomie surson périmètre de responsabilitéArbitrer les priorités pour mettre en œuvre un plan d'actions efficace de réalisation de son activitéS'adapter à un environnement en perpétuelle évolution, Sélectionner, synthétiser et formaliser les informations pertinentes pour en assurer une diffusion efficaceCommuniquer de manière claire et conciseSait faire preuve d'un comportement exemplaireAdopter une posture d'écoute, d'ouverture, de bienveillance et respecter les différents points de vue pour créer un climat favorable à la coopérationRespecte la confidentialité des informations portées à sa connaissance et agit de mêmeCréer et faire vivre un réseau de partenaires internes et/ou externes impliqués dans la réalisation de son projet Etre force de proposition face aux transformations et évolutions de l'entreprise dans un objectif d'amélioration continue

　　FORMATION ET/OU PRE-REQUIS

　　FORMATION DE BASE ET EXPERIENCE PROFESSIONNELLE :

　　En alternance dans un BTS de droit, gestion, finance ou Support Action Managériale

　　CONNAISSANCES REQUISES :

　　Anglais courant (traduire et rédiger des courriers simples, organiser des réunions, mener une conversation téléphonique...)Très bonne maîtrise du Pack Office : Word, Excel, Powerpoint, des bases de données et des outils Pfizer

　　Work Location Assignment: On Premise

　　Pfizer is an equal opportunity employer and complies with all applicable equal employment opportunity legislation in each jurisdiction in which it operates.

　　Support Services