Job Overview

　　Premier adjoint administratif (ve) des v.-p. - Équipe de direction canadienne

　　Montréal Canada, mode hybride

　　Relevant du : Vice-président, Café, Opérations au Canada

　　Lorsque vous travaillez chez KDP, vous plongez dans les opérations internes de la troisième plus grande entreprise de boissons au Canada. Vous apprenez comment l’un des 100 meilleurs employeurs du Canada, pour la 7e année consécutive, amplifie de manière positive le message de ses marques emblématiques reconnues et appréciées dans tout le pays, donne à ses employés les moyens de repousser les barrières conventionnelles, et ouvre la voie en tant qu’entreprise de boissons moderne.

　　En tant que premier adjoint administratif, vous jouerez un rôle essentiel en apportant un soutien administratif fiable et de grande qualité au vice-président, Café et à l’équipe de direction de KDP Canada. Le candidat retenu sera un professionnel accompli, collaborant avec efficacité pour assurer le succès du vice-président et de l’équipe de direction de KDP. Au sein d’un environnement en constante évolution, vous ferez preuve de bon sens, vous établirez des priorités de manière proactive et vous maintiendrez le plus haut niveau de confidentialité et de discrétion tout en effectuant une gamme complète de tâches administratives et de coordination. Ce rôle comprend la création et la maintenance de rapports spécialisés, la préparation des travaux préliminaires et des réunions, les présentations, les enregistrements, la coordination des événements et les dossiers nécessaires à la fonction des affaires corporatives.

　　Responsabilités :

　　Gérer de manière proactive et efficace l’ordre de jour du vice-président, Café et de certains membres de l’équipe de la direction;

　　Fournir un soutien administratif complet, y compris, mais sans s’y limiter, la gestion de l’emploi du temps, l’organisation des voyages, la gestion des dépenses/factures et l’organisation des réunions;

　　Mener diverses activités de planification de la gestion des événements, y compris la budgétisation, la logistique, la programmation, l’organisation et les tâches liées à la gestion des événements;

　　Soutenir l’équipe de la direction dans la planification et la coordination d’activités et d’événements (conférences, réunions d’équipe, réunions hors site, etc.);

　　Maintenir un haut niveau de professionnalisme dans le traitement de toutes les affaires commerciales;

　　Gérer les demandes de renseignements liées à l’équipe et servir de point de contact principal;

　　Gérer efficacement le travail de type confidentiel en faisant preuve de discrétion;

　　Veiller à ce que les demandes soient traitées dans les meilleurs délais, en faisant preuve de bon jugement pour aider et prendre des décisions avec un minimum de supervision;

　　Établir et maintenir un niveau élevé de collaboration/partenariat avec les autres membres du personnel administratif de l’organisation et l’équipe de la direction canadienne pour un succès mutuel;

　　Filtrer et gérer les demandes de renseignements et les demandes par téléphone et par courriel;

　　Élaborer des présentations, des modèles, des graphiques et des tableaux selon les normes professionnelles les plus élevées;

　　Relire et modifier les présentations si nécessaire;

　　Veiller à ce que les dépenses soient déclarées en temps voulu, conformément aux politiques de l’organisation;

　　Traiter les factures du service et veiller à ce que toutes les factures entrantes arrivent à temps et soient exactes (utilisation du système SAP);

　　Effectuer toute autre tâche susceptible d’apporter un soutien à l’équipe.

　　Compétences clés :

　　Maîtrise de Microsoft Excel, Word, PowerPoint et Outlook;

　　Excellentes compétences en matière de gestion du temps et de définition des priorités;

　　Excellentes aptitudes à l’écrit, à l’oral et en matière de présentation;

　　Grande discrétion et sensibilité à l’égard d’informations de nature très confidentielle;

　　Solides compétences en matière d’organisation et de planification;

　　Grand souci du détail et de la précision;

　　Capacité à gérer des priorités en constante évolution;

　　Maturité professionnelle et esprit critique;

　　Excellent jugement, compétences en matière de résolution de problèmes et capacité à prendre des décisions;

　　Capacité à travailler de manière indépendante et à faire preuve d’ingéniosité avec un minimum de supervision;

　　Excellentes compétences interpersonnelles;

　　Capacité à travailler dans un environnement en évolution rapide.

　　Qualifications :

　　5 ans d’expérience administrative dans le soutien à des cadres ou à des membres de la direction;

　　Solide expérience de la suite Microsoft Office, y compris, mais sans s’y limiter, Excel, Word, PowerPoint et Outlook;

　　Expérience de SAP et de Concur pour les voyages et les dépenses souhaitée;

　　Vous avez le sens de l’initiative et êtes capable de travailler dans un environnement au rythme rapide et en constante évolution;

　　Capacité avérée à gérer des échéances multiples et des priorités concurrentes, tout en restant organisé, efficace, positif et concentré;

　　Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale;

　　Capacité avérée à établir des priorités et à gérer des demandes concurrentes en faisant preuve d’un grand sens de l’organisation et d’une grande attention aux détails;

　　Désir d’établir des partenariats proactifs avec des collègues de l’administration afin d’apporter un soutien efficace aux personnes de niveau supérieur;

　　Volonté de fournir un soutien de premier ordre aux leaders, afin de contribuer à leur réussite et à celle de l’équipe ou de l’entreprise;

　　Connaissance approfondie de Microsoft PowerPoint; expérience de la création, de l’édition et de la mise en forme de présentations détaillées;

　　Capacité avérée à gérer plusieurs projets et tâches avec une connaissance avancée des produits Microsoft Office - Excel, Outlook, etc.;

　　Attitude positive et volonté de « mettre la main à la pâte »;

　　Désir personnel de réussir et de se développer au sein d’une entreprise prospère.

　　Keurig Dr Pepper Canada est une importante société multinationale de boissons, avec des bureaux partout dans le monde et au Canada. D'un océan à l'autre, Keurig Dr Pepper Canada offre une boisson pour chacun et pour chaque occasion, et ce, pour tous les Canadiens. En raison de la portée mondiale et nationale du rôle pour lequel nous recrutons ci-dessus, ainsi que des besoins interfonctionnels requis pour ce rôle, nous avons déterminé que le français et l'anglais (écrit et parlé) sont requis. De plus, nous avons évalué que la connaissance de l'anglais déjà exigée des autres employés est insuffisante pour l'exécution des tâches nécessitant la connaissance de l'anglais et que le nombre de postes pour lesquels nous exigeons cette connaissance est le plus restreint possible pour assurer la réalisation efficace de notre mission.

　　Requirements

　　Sr Administrative Assistant to the VPs - Canadian Leadership team

　　Montreal Canada, hybrid

　　Reporting To: VP Coffee, Canadian Operations

　　When you work at KDP, you are diving deep into the inner operations of the 3rd largest beverage company in Canada. You are learning how one of Canada’s top 100 employers, 7th year running, is positively amplifying the message of its iconic brands recognized and loved across the country, empowering our employees to push beyond conventional barriers, and leading the path as a modern beverage company.

　　As the Sr Administrative Assistant you will play a pivotal role in providing dependable and high-quality administrative support to the VP of Coffee and senior leadership team at KDP Canada. The successful candidate will be a consummate professional, collaborating with efficiency to ensure the success of the VP and the KDP leadership team. Working in a fast-paced environment, you will exercise sound judgment, prioritize tasks proactively, and maintain the highest level of confidentiality and discretion while performing a full range of administrative and coordination duties. This role includes the creation and maintenance of specialized reports, pre-work and meeting preparation, presentations, records, event coordination and files required for the Corporate Affairs function.

　　Responsibilities:

　　Proactively and effectively manage the agenda of the VP Coffee and select senior leadership

　　Provide full administrative support, including but not limited to schedule management, travel arrangements, expense/invoice management, and meeting planning

　　Lead various event management planning, including budgeting, logistics, scheduling, organizing and connect tasks with event management

　　Support the leadership team in the planning and coordination of activities and events (conferences, team meetings, offsites, etc.)

　　Maintain a high level of professionalism in dealing with all business matters

　　Manage team-related inquiries and serve as a key point of contact

　　Effectively manage work of a confidential nature with discretion

　　Ensure requests are responded to in a timely manner, using sound judgment to assist and make decisions with minimal supervision

　　Build and maintain a high level of collaboration/partnership with other administrative staff across the organization and the canadian leadership team for mutual success

　　Screen and manage telephone and email inquiries and requests

　　Develop presentations, templates, graphics, and chart inputs at the highest professional standards. Proofread and edit presentations as needed

　　Ensure timely expense reporting in compliance with organizational policies

　　Process departmental invoices and ensure all incoming invoices are on time and accurate (use of SAP system)

　　Carry out any other task that may support the team

　　Core Competencies:

　　Proficiency in Microsoft Excel, Word, PowerPoint, and Outlook

　　Excellent time-management and priority-setting skills

　　Excellent written, verbal, and presentation skills

　　High levels of discretion and sensitivity to highly confidential information

　　Strong organizational and planning skills

　　High attention to detail and accuracy

　　Ability to shift ever changing priorities

　　Professional maturity and critical thinking

　　Excellent judgment, problem-solving skills, and decision-making ability

　　Ability to work independently and to be resourceful with minimal supervision

　　Excellent interpersonal skills

　　Ability to work in a fast-paced, changing environment

　　Qualifications:

　　5 years' administrative experience supporting executive-level or C-suite leadership

　　Strong experience with Microsoft Office Suite including but not limited to Excel, Word, PowerPoint, and Outlook

　　SAP, and Concur Travel & Expense experience preferred

　　Self-starter with the ability to work in a fast-paced and evolving environment

　　Demonstrated ability to manage multiple deadlines and competing priorities, while keeping organized, efficient, positive, and focused

　　Excellent communication skills both written and verbal

　　Proven ability to prioritize and manage competing requests through strong organizational skills and attention to details

　　Desire to proactively partner with Administrative peers for efficiency and effectiveness in supporting senior-level individuals

　　Drive to provide best-in-class support to leaders, enabling their success and the success of the team/company

　　Strong working knowledge of Microsoft PowerPoint; experience creating, editing, and formatting extensive presentations

　　Demonstrated ability to manage multiple projects and tasks with advanced knowledge of Microsoft Office products—Excel, Outlook, etc.

　　Can-do attitude with a willingness to “pitch in”

　　Personal desire to succeed and grow with a thriving company

　　Keurig Dr Pepper Canada is a leading multi-national beverage company, with offices all over the world and across Canada.  From coast to coast, Keurig Dr Pepper Canada offers a beverage for everyone, for every occasion and for all Canadians. Because of the global and national scope of the role we are recruiting for above, as well as the cross functional needs required of this role, we have determined that French & English language (written and spoken) are required. We have further evaluated that the English knowledge already required from other employees is insufficient for the performance of the duties requiring the knowledge of English and that the number of positions for which we require such knowledge is the smallest possible to ensure the effective accomplishment of our mission.

　　Company Overview

　　Keurig Dr Pepper (NASDAQ: KDP) is a modern beverage company with a bold vision built to deliver growth and opportunity. We operate with a differentiated business model and world-class brand portfolio, powered by a talented and engaged team that is anchored in our values. We work with big, exciting beverage brands and the #1 single-serve coffee brewing system in North America at KDP, and we have fun doing it!

　　Together, we have built a leading beverage company in North America offering hot and cold beverages together at scale. Whatever your area of expertise, at KDP you can be a part of a team that’s proud of its brands, partnerships, innovation, and growth. Will you join us?

　　We strive to be an employer of choice (https://careers.keurigdrpepper.com/) , providing a culture and opportunities that empower our team of 28,000 employees to grow and develop. We offer robust benefits to support your health and wellness as well as your personal and financial well-being. We also provide employee programs designed to enhance your professional growth and development, while ensuring you feel valued, inspired and appreciated at work.

　　Keurig Dr Pepper is an equal opportunity employer and affirmatively seeks diversity in its workforce. Keurig Dr Pepper recruits qualified applicants and advances in employment its employees without regard to race, color, religion, gender, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, disability or association with a person with a disability, medical condition, genetic information, ethnic or national origin, marital status, veteran status, or any other status protected by law.